Privacyverklaring Seko Benelux B.V.

Seko Benelux B.V. (met KvK-nummer: 58269304) gevestigd en kantoorhoudende te (7532 SK) Enschede aan de Najaarsweg 27 A (hierna: Seko Benelux) is de verantwoordelijke voor de verwerking van gegevens zoals bedoeld en genoemd in deze privacyverklaring.

Seko Benelux levert als zijnde groothandel producten als doseersystemen, pompen, controllers en richt zich daarnaast op het als groothandel vermarkten van meet- en regelapparatuur. Dit aan de hand van gesloten koopovereenkomsten. Om deze koopovereenkomsten (en daarmee de leveringen) te kunnen afhandelen, is het voor Seko Benelux noodzakelijk (persoons-)gegevens te verwerken.

Deze gegevens die worden verwerkt kunnen betrekking hebben op producten en/of bedrijven, maar ook kan er sprake zijn van data op basis waarvan individuen kunnen worden geïdentificeerd. Daarbij komt het ook voor dat Seko Benelux in opdracht van haar afnemers, bestellingen rechtstreeks naar eindgebruikers verzendt. Ook in dat geval wordt er data verzameld aan de hand waarvan een individu geïdentificeerd kan worden.

Het kan daarbij gaan om NAW-gegevens, bezorgadressen, e-mailadressen, telefoonnummers, bankrekeningnummers en betaalgegevens.

Zonder deze informatie kunnen de juiste artikelen niet worden geleverd aan de juiste personen en/of bedrijven.

Met betrekking tot marketingactiviteiten worden de programma’s Google Analytics en Google Adwords gebruikt. Ook via deze programma’s worden gegevens verwerkt. Dit ingevolge het gerechtvaardigd belang dat Seko Benelux heeft bij deze verwerking. Deze programma’s bieden Seko Benelux namelijk de mogelijkheid te onderzoeken hoe (potentiële) klanten kunnen worden aangesproken met bestaande of nieuwe producten.

Zonder het gebruik van deze programma’s is het voor Seko Benelux niet haalbaar om marktonderzoek te verrichten en bestaande en nieuwe klanten aan te spreken.

Wanneer verkrijgt Seko Benelux de (persoons-)gegevens

Seko Benelux verkrijgt deze gegevens wanneer er door een (nieuwe) relatie contact wordt gezocht, dit al dan niet via de website van Seko (Benelux), en er door deze relatie gegevens worden verstrekt.

Ook in het geval dat er door Seko Benelux contact wordt gezocht of wordt onderhouden met één van haar relaties kan het zijn dat er nieuwe (persoons-)gegevens worden verkregen.

Waar nodig zullen deze gegevens door Seko Benelux worden verwerkt.

Google Analytics

Ten behoeve van marketingdoeleinden maakt Seko Benelux gebruik van Google Analytics en Google Adwords. Hiermee wordt het voor Seko Benelux mogelijk om in bepaalde mate marktonderzoek te doen.

Met Google Analytics is het mogelijk om informatie als IP-adressen te verkrijgen die mogelijk kunnen leiden tot de identificatie van enig (natuurlijk) persoon. Om die reden vallen ook deze gegevens onder de werking van de AVG.

Hoelang worden gegevens door Seko Benelux bewaard

Ingevolge de fiscale wetgeving is Seko Benelux verplicht om gegevens gerelateerd aan bestellingen gedurende 7 jaren te bewaren.

Gegevens die verbonden zijn aan een klantaccount van Seko Benelux (contactgegevens en correspondentiehistorie) worden bewaard zolang er de klantrelatie bestaat. Na beëindiging van deze klantrelatie worden de gegevens na verloop van 12 maanden verwijderd.

Gegevens die niet onder deze bewaarplicht vallen of niet behoren tot het klantaccount, worden binnen twee maanden na ontvangst van de gegevens, verwijderd of dusdanig aangepast dat de gegevens niet langer te herleiden zijn tot een specifiek natuurlijk persoon.

Gegevens die zijn verkregen door het gebruik van Google Analytics en/of Google Adwords worden uiterlijk 50 maanden na ontvangst verwijderd. Seko Benelux stelt deze termijn als redelijk te zien, nu zij deze periode nodig heeft om gevolg te kunnen geven aan de uitkomst van het marktonderzoek en het productassortiment en het beleid daarop aan te passen.

Met wie deelt Seko Benelux de gegevens

Voor een goede dienstverlening en bedrijfsvoering is Seko Benelux ertoe gehouden derden in te schakelen.

M.b.t. de bedrijfsvoering

Seko Benelux maakt deel uit organisatiestructuur waarbij Seko-aanspreekpunten wereldwijd gevestigd zijn. Door Seko Benelux worden gegevens gedeeld met de Seko-vestigingen in Engeland en Italië. Deze vestigingen zijn te zien als de hoofdvestigingen waar onder meer de afdeling accountancy en marketing zijn gevestigd. Deze vestigingen hebben toegang tot de (persoons-)gegevens zoals die blijken uit de systemen van Seko Benelux. Dit is noodzakelijk om de werkzaamheden ten behoeve van Seko Benelux te verrichten en daarbij het gehele Seko- concern te dienen.

Van de eerder genoemde organisatiestructuur maken ook meerdere fabricagevestigingen deel uit. Regelmatig verzendt Seko Benelux (persoons-)gegevens naar deze fabricagevestigingen om bestellingen rechtstreeks naar (eind)klanten te laten verzenden. Zonder het verzenden van

deze gegevens, is het niet mogelijk de juiste goederen op de juiste plaats van bestemming af te laten leveren.

Daarnaast wordt gebruik gemaakt van de diensten en producten van derden. Zo wordt naast het gebruik van een boekhoudprogramma, een partij ingeschakeld die diensten verleent op het gebied van hosting en onderhoud van de website. Intern maakt Seko Benelux daarbij gebruik van Office 365 en soortgelijke programma’s ten behoeve van de interne en externe correspondentie en planning.

Deze partijen hebben (in beperkte mate) toegang tot de gegevens van de relaties van Seko Benelux. Met deze partijen is Seko Benelux een verwerkersovereenkomst aangegaan om de bescherming en het gebruik van deze gegevens te regelen.

M.b.t. de dienstverlening

Met betrekking tot de dienstverlening vanuit Seko Benelux wordt gebruik gemaakt van partijen die de (optimalisatie) van deze dienstverlening mede mogelijk maken.

Gedacht kan worden aan distributiepartners zoals PostNL en Parcel waarmee Seko Benelux de orders verzendt en de verzending registreert. Aan deze partners worden de gegevens verstrekt die noodzakelijk zijn voor een goede afhandeling van de distributie. Ook met deze partijen worden verwerkersovereenkomsten aangegaan om de bescherming en het gebruik van relatiegegevens te regelen.

Andere derden

Zonder toestemming van de relatie van Seko Benelux worden er geen gegevens gedeeld met andere derden. Enige uitzondering hierop is het geval Seko Benelux hiertoe wordt verplicht op grond van een wettelijke bepaling.

Opslag in EER

De gegevens worden daarbij opgeslagen in de EU zodat het delen van de gegevens met een land buiten de EU niet noodzakelijk is. Uitzondering daarop zijn de gegevens die via Google worden opgeslagen op één van hun servers in een land buiten de EU. Hiervoor heeft Seko Benelux een verwerkersovereenkomst met Google afgesloten.

Zonder dat Seko Benelux hiertoe verplicht wordt op grond van een wettelijke bepaling zullen gegevens verder niet gedeeld worden met (bedrijven gevestigd in) een land buiten de EU.

Beveiliging van gegevens

Seko Benelux draagt zorg voor organisatorische en technische maatregelen om (persoons-) gegevens te beveiligen. Zo wordt er onder meer met de hostingpartij gekeken naar beveiliging van de gegevens die worden ontvangen na gebruik van de webshop en wordt er gebruik gemaakt

van een goede firewall en anti-virussoftware. Waar mogelijk wordt gebruik gemaakt van tweetrapsverificatie om de inlog extra te beveiligen.

Websites van derden

Deze privacyverklaring is niet van toepassing op websites van derden die door middel van links (of anderszins) met Seko Benelux verbonden zijn. Seko Benelux kan namelijk niet garanderen dat deze partijen op de gewenste wijze met (persoons-)gegevens omgaan. Geadviseerd wordt om desgewenst van deze derde partijen de privacyverklaring te raadplegen om na te kunnen gaan hoe zij met gegevens omgaan.

Uw rechten met betrekking tot de verwerking en bescherming van persoonsgegevens Ingevolge de Algemene Verordening Persoonsgegevens heeft u verschillende rechten omtrent uw persoonsgegevens. Deze rechten zijn hieronder weergegeven. Wanneer u een verzoek en/of opmerking heeft met betrekking tot één of meerdere van deze rechten, dan kunt u zich tot Seko Benelux wenden via onderstaande contactgegevens. Uw verzoek verwerken wij binnen 14 dagen.

E-mail : info@sekobenelux.com Telefoon : +31 53 57 45 397

Post : Seko Benelux B.V., Najaarsweg 27 A, 7523 SK Enschede

Recht op inzage

Zo heeft u het recht op inzage in de gegevens die Seko Benelux van u beschikbaar heeft.

Recht op correctie, beperking en verwijdering

U heeft ook het recht om de gegevens die Seko Benelux van u beschikbaar heeft te laten corrigeren, aan te vullen of in zijn geheel te laten verwijderen.

Met betrekking tot de verwijdering van gegevens dient Seko Benelux zich te houden aan de bewaarplicht die haar wordt opgelegd ingevolge de Wet. Seko Benelux ontkomt er dan ook niet aan de gegevens die onder deze bewaarplicht vallen te bewaren. Alle (eventuele) overige gegevens worden daarbij - na een uitdrukkelijk verzoek - wel verwijderd uit de systemen van Seko Benelux.

Ook heeft u het recht op beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens. Dit houdt in dat Seko Benelux uw gegevens wel bewaart, maar verder niet langer gebruikt. Hiervan kan in meerdere gevallen sprake zijn. Een voorbeeld hiervan is een aan te vangen juridisch proces waarvoor u de gegevens nodig kunt hebben. Wanneer u van mening bent dat u het recht op beperking toekomt, wordt u verzocht contact met Seko Benelux op te nemen.

Recht op dataportabiliteit

U heeft daarnaast ook het recht om de persoonsgegevens die Seko Benelux van u bewaart te ontvangen in een machine-leesbaar formaat. U kunt deze gegevens dat vervolgens bijvoorbeeld ter bewaring of verwerking opnemen in uw database op die van een derde partij.

Recht op intrekken van toestemming

U heeft het recht om de door u verleende toestemming tot verwerking van bepaalde persoonsgegevens in te trekken. Wanneer u daartoe een verzoek wenst te doen, kunt u ons bereiken via 1 van de bovenstaande contactmogelijkheden.

Klachten & de Autoriteit Persoonsgegevens

Seko Benelux hoort het graag wanneer er klachten zijn omtrent de verwerking en bescherming van gegevens. U heeft zelfs het recht om hierover een klacht in te dienen. Ook hiervoor kunt u gebruik maken van bovenstaande contactgegevens.

Op grond van de privacywetgeving heeft u ook het recht een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/contact-met-de-autoriteit-persoonsgegevens/tip-ons)

Wijzigingen m.b.t. deze privacyverklaring

De inhoud van deze verklaring kan op den duur wijzigen. Seko Benelux adviseert dan ook de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Aan de hand van de datum bovenaan de verklaring kan worden afgeleid wanneer de verklaring voor het laatst gewijzigd is.

Vragen?

Heeft u verder nog vragen of opmerkingen over de verwerking of bescherming van uw (persoons-)gegevens dan staan wij u graag te woord. Onze contactgegevens vindt u op pagina 4 van dit document.

Revised 10.07.2018